การสร้างใบแจ้งหนี้ซื้อ (Vendor Bill)

ผู้ใช้งานสามารถสร้างใบแจ้งหนี้ซื้อหรือบิลผู้ขาย (Vendor Bill) ได้ด้วยตนเองจากในระบบ โดยสามารถทำได้ 2 รูปแบบคือ

1. สร้างใบแจ้งหนี้ซื้อ (Vendor Bill) ต่อจากใบสั่งซื้อ (Purchase Order)

โดยไปที่เมนูสั่งซื้อ >> คำสั่ง >> ใบสั่งซื้อ จากนั้นเลือกรายการคำสั่งซื้อที่ต้องการสร้างใบแจ้งหนี้ซื้อ

หมายเหตุ : สามารถเลือกหลายรายการได้จากนั้นกดปุ่ม การดำเนินการ >> Create Vendor Bill ระบบจะสร้างดราฟเอกสารให้

เมื่อกดที่ Create Bill แล้วระบบจะแสดงป๊อปอัพขึ้นมาเพื่อระบุรูปแบบการสร้างใบแจ้งหนี้ซื้อ โดยจะแบ่งเป็น 3 รูปแบบ

1. ใบแจ้งหนี้ปกติ : การสร้างใบแจ้งหนี้ซื้อเต็มจำนวน (ตามสินค้าที่ได้รับ หรือ ตามจำนวนที่สั่งซื้อ ขึ้นกับการตั้งค่าในข้อมูลสินค้า)
2. เงินดาวน์ (เปอร์เซ็นต์) : การสร้างใบแจ้งหนี้ซื้อโดยระบุยอดที่ต้องจ่ายเป็นเปอร์เซ็นต์จากยอดชำระ
3. จำนวนเงินดาวน์ (จำนวนคงที่) : การสร้างใบแจ้งหนี้ซื้อโดยระบุยอดที่ต้องจ่ายเป็นตัวเลข

เลือกรูปแบบที่ต้องการและกดปุ่ม "สร้างและดูบิล" ระบบจะพามาที่หน้าใบแจ้งหนี้ซื้อ (ฉบับร่าง) โดยดึงรายละเอียดจากเอกสาร Purchase Order มาให้อัตโนมัติ  

เมื่อทำการตรวจสอบข้อมูลเรียบร้อยแล้วให้กด "ยืนยัน" ระบบจะเปลี่ยนสถานะเอกสารจากฉบับร่างเป็นลงบัญชีแล้ว

2. สร้างใบแจ้งหนี้ซื้อ (Vendor Bill) จากเมนูบัญชี

โดยไปที่เมนูบัญชี >> ผู้ขาย >> ใบแจ้งหนี้ซื้อ >> ใหม่

ผู้ใช้งานสามารถระบุชื่อผู้ขาย แล้วเลือกรายการใบสั่งซื้อ (PO) ที่ต้องการสร้างใบแจ้งหนี้ซื้อได้จาก "เติมเนื้อหาอัตโนมัติ" โดยระบบจะดำเนินการดึงข้อมูลจากใบสั่งซื้อมาให้ หรือผู้ใช้สามารถกดเพิ่มแถวรายการค่าใช้จ่ายต่างๆ ด้วยตัวผู้ใช้เองได้เช่นเดียวกัน

เมื่อทำการกรอกข้อมูลและตรวจสอบข้อมูลเรียบร้อยแล้วให้กด "ยืนยัน" ระบบจะเปลี่ยนสถานะเอกสารจากฉบับร่างเป็น ลงบัญชีแล้ว โดยสามารถตรวจสอบการลงบัญชีได้ในเอกสารได้ทันทีที่รายการสมุดรายวันบัญชี

เพียงเท่านี้ คุณก็สามารถสร้างใบแจ้งหนี้ซื้อ (Vendor Bill) ได้อย่างง่ายดายด้วยระบบ BEECY