การขอเบิกค่าใช้จ่าย (Expense Request)

ในกรณีที่บริษัท มีนโยบายให้พนักงานสามารถทำเรื่องขอเบิก ค่าใช้จ่ายต่างๆ กับบริษัทได้ ในระบบ BEECY ก็มีตัวช่วยเพื่อให้ตัวพนักงานสามารถทำเรื่องขอเบิกค่าใช้จ่าย ได้อย่างง่าย โดยไม่จำเป็นต้องให้พนักงานบัญชีเป็นคนกรอกข้อมูลให้

การขอเบิกค่าใช้จ่าย

เมื่อผู้ใช้งานต้องการทำเรื่องขอเบิกค่าใช้จ่าย ให้ไปที่เมนูหลัก การขอ (Request)

เมื่อเข้ามาแล้วระบบจะแสดงหน้าต่างข้อมูลประวัติการขอเบิกค่าใช้จ่ายต่างๆขึ้นมา ในขั้นตอนนี้ให้กด ใหม่ (new) เพื่อสร้างรายการขอเบิก

จากนั้นให้ทำการระบุรายละเอียดของค่าใช้จ่าย โดยเลือกประเภทค่าใช้จ่าย, ยอดที่จ่าย, วันที่จ่าย, ประเภทภาษี (กรณีที่ระบุภาษี ผู้ใช้จำเป็นต้องกรอกรายละเอียดเพิ่มเติม เช่น เลขที่ใบกำกับภาษี, วันที่ และชื่อผู้ขายด้วย)

รวมถึงเลือกวิธีการจ่ายซึ่งในกรณีนี้ที่ผู้ใช้งานเป็นคนจ่ายเงินออกไปก่อน ให้เลือกเป็น Paid By Employee (พนักงาน)

จากนั้นสามารถแนบหลักฐาน / ใบเสร็จรับเงิน โดยกดที่ปุ่ม แนบใบเสร็จ (Attach Receipt) เมื่อแนบเรียบร้อย สามารถกดที่ปุ่ม Create Report เพื่อเตรียมส่งเรื่องให้กับหัวหน้างานตรวจสอบอนุมัติได้

จากนั้น ระบบจะพาไปยังหน้ารายงานสรุปการขอเบิกค่าใช้จ่าย เพื่อให้ตรวจสอบข้อมูลอีกครั้ง หากตรวจสอบข้อมูลเรียบร้อยให้กดปุ่ม ส่งเรื่องให้กับผู้จัดการ (Submit to Manager)

เป็นอันเสร็จสิ้นขั้นตอนในการขอเบิก จากนี้พนักงานสามารถมาตรวจสอบสถานะได้ผ่านหน้าเมนูแรก (การขอ > การขอเบิกค่าใช้จ่าย)

การอนุมัติรายการขอเบิกค่าใช้จ่าย

ผู้ใช้งานสามารถ