การตรวจนับสินค้า (Inventory Count)
ระบบงานคลังสินค้า (Inventory Management) ผู้ใช้งานสามารถดำเนินการปรับปรุงสินค้าคงคลังได้ที่ เมนู Inventory Count โดยบุคคลที่เป็น Manager หรือผู้ที่อนุมัติได้ต้องสร้างเอกสารใบสั่งตรวจนับก่อน โดยไปที่ Documents >> Inventory Count >> ใหม่
เมื่อกดสร้างรายการปรับปรุงสินค้าคงคลัง ระบบจะให้กรอกข้อมูลดังนี้
- Approver คือผู้ที่มีหน้าที่อนุมัติเอกสาร
- Inventory Count Date วันที่ต้องการให้ทำการตรวจนับสินค้า
- Use barcode scanner ต้องการเปิดใช้การสแกนบาร์โค้ดหรือไม่
- Counting Type ประเภทการเลือกสินค้าที่ต้องการตรวจนับ แบ่งเป็น 3 ประเภท คือ สินค้าทุกตัว, เลือกสินค้าที่ต้องการตรวจนับเอง, ตามกลุ่มสินค้า กรณีเลือก กลุ่มสินค้า จะมีช่องให้กรอก กลุ่มสินค้าที่ต้องการตรวจนับ
- Inventory Status สถานะสินค้าคงเหลือ แบ่งเป็น 3 ประเภท คือ สินค้าทุกชิ้น, สินค้าที่มีสต็อกเท่านั้น, สินค้าที่ไม่มีในสต็อกเท่านั้น
- Warehouse ระบุคลังสินค้าที่ต้องการตรวจนับ
- Location ระบุตำแหน่งสินค้าที่ต้องการตรวจนับ
- Type ประเภทการนับสินค้า แบ่งเป็น การนับครั้งเดียว และการตรวจนับหลาย ๆ ครั้ง
- Cost Adjustment การปรับต้นทุน แบ่งเป็น การปรับด้วยวิธีการคิดต้นทุนตามที่ตั้งค่าไว้ในกลุ่มสินค้า และปรับด้วยตนเอง
เมื่อกรอกข้อมูลเรียบร้อยแล้ว ให้กดบันทึก >> Create Session >> ระบบจะให้เลือกว่าใครเป็นผู้นับสินค้า >> Confirm
โดยบุคคลที่เป็นผู้ตรวจนับเข้าดำเนินการตรวจนับ โดยไปที่เมนู Inventory Count หรือ Dashboard ระบบจะแสดง Inventory Count Session >> เลือก Session ที่ต้องทำการตรวจนับ >> Start ระบบจะเริ่มจับเวลาที่ทำการตรวจนับ
เมื่อพนักงานทำการตรวจนับเรียบร้อย กด Submit จะเป็นการส่งเรื่องกลับมาที่หัวหน้างานในการตรวจสอบการตรวจนับ
ต่อมาในส่วนของบุคคลที่เป็น Manager หรือผู้ที่อนุมัติ ต้องทำการ Approve หรือ Reject โดยถ้ามีหลายรายการสามารถเลือก Approve หรือ Reject ตามรายการได้
เมื่อทำการ Approve สถานะของรายการตรวจนับจะเปลี่ยนเป็นเสร็จสิ้นให้
จากนั้นที่ใบสั่งตรวจนับจะมีปุ่มให้กด Complete Counting เพื่อเป็นการยืนยันการตรวจนับ
จากนั้นเรื่องจะถูกส่งอนุมัติเป็นขั้นตอนสุดท้าย หากตรวจสอบข้อมูลเรียบร้อยแล้ว กรณีที่ต้องการปรับสต็อกตามที่ตรวจนับได้ สามารถกด Validate เพื่อยืนยันการปรับสต็อกได้ทันที
ระบบจะทำการปรับสต็อกสินค้าตามการตรวจนับให้ รวมถึงปรับต้นทุนสินค้าตามการตั้งค่าที่เลือก และทำการลงบันทึกบัญชีให้กรณีที่ลงบันทึกบัญชีสินค้าคงเหลือแบบ Perpetual
เมื่อคุณสามารถทำ การตรวจนับสินค้า (Inventory Count) ได้แล้ว ในขั้นตอนต่อไป คุณสามารถบันทึกของเสีย (Scrap) ที่เกิดขึ้นจากการดำเนินงานได้ที่ บันทึกของเสีย (Scrap)