การสร้าง/ยืนยันใบสั่งซื้อ (Purchase Order)
หลังจากที่มีการสร้างรายการใบขอราคาและมีการส่งข้อมูลให้กับผู้ขายเรียบร้อยแล้ว เมื่อมีการยืนยันได้ใบเสนอราคาสินค้าหรือบริการจากผู้ขายแล้ว ผู้ใช้งานจะต้องทำการยืนยันใบขอราคา เพื่อให้ใบขอราคาเปลี่ยนสถานะเป็นใบสั่งซื้อ หรือที่เรารู้จักกันว่า Purchase Order (PO)
หลังจากที่มีการยืนยันใบขอราคาแล้ว ระบบจะทำการสร้างข้อมูลไปยังหน่วยงานที่เกี่ยวข้องถัดไป เช่น สร้างข้อมูลใบรับสินค้า เพื่อให้เจ้าหน้าที่คลังสินค้าสามารถเห็นข้อมูลรายการและสามารถทำงานต่อจากฝ่ายจัดซื้อได้
การยืนยันใบขอราคา เมื่อต้องการยืนยันการสั่งซื้อ ให้ผู้ใช้งานไปยังใบขอราคาที่ต้องการยืนยันการซื้อ หลังจากนั้นกดปุ่ม “ยืนยันการสั่งซื้อ”
เมื่อทำการยืนยันรายการเรียบร้อยแล้ว ระบบจะทำการสร้างใบรับสินค้า
อย่างไรก็ตามหากเป็นสินค้าประเภทบริการ ระบบจะไม่มีการสร้างข้อมูลใบรับสินค้าให้
การล็อกรายการใบสั่งซื้อ (Lock Order)
เมื่อกดยืนยันใบขอราคาแล้ว เอกสารดังกล่าวจะถูกเปลี่ยนสถานะเป็น “ล็อก” ซึ่งหมายถึงข้อมูลในใบสั่งซื้อนั้น จะถูกล็อกให้ไม่สามารถดำเนินการแก้ไขได้
อย่างไรก็ตาม หากผู้ใช้งานต้องการแก้ไขข้อมูล สามารถกด “ปลดล็อก” ระบบจะเปลี่ยนจากสถานะ “ล็อก” เป็นสถานะ “ใบสั่งซื้อ” ซึ่งในสถานะนี้ ผู้ใช้งานจะสามารถแก้ไขข้อมูลได้ ดังนี้
1. วันที่คาดว่าจะได้รับสินค้า
2. เงื่อนไขการชำระเงิน
3. รายการสินค้า เฉพาะรายการที่ยังไม่ได้มีการรับสินค้าเท่านั้น
จากหน้าเอกสารใบขอราคาที่มีการยืนยันแล้ว จะเป็นเอกสารใบสั่งซื้อ (PO) หลังจากนั้นในขั้นตอนถัดไป จะเป็นการสร้างใบแจ้งหนี้เพื่อดำเนินการชำระเงินในลำดับต่อไป
ระบบจัดซื้อ (Purchase ) ของ BEECY ถูกออกแบบมาเพื่อให้ผู้ใช้งานสามารถทำงานได้อย่างสะดวก รวดเร็ว และเป็นระบบมากขึ้น