การจัดการโอกาสการขาย (Opportunity)

ระบบบริหารจัดการความสัมพันธ์ลูกค้า (Customer Relationship Management) หรือ CRM เมื่อคุณสามารถการจัดการ Pipeline เพื่อติดตามสถานะของ Leads ที่สนใจในสินค้าและบริการของคุณได้แล้ว ขั้นตอนต่อไปที่ต้องเรียนรู้คือ การจัดการโอกาสการขาย (Opportunity)

การจัดการโอกาสการขาย (Opportunity) จะช่วยให้ผู้ใช้งานฝ่ายขายสามารถเก็บข้อมูลความต้องการลูกค้า ติดตามสถานะการขาย รวมถึงการบันทึกการสนทนาของพนักงานขายคนนั้น ๆ กับลูกค้า เพื่อให้ข้อมูลถูกบริหารจัดการได้ภายในที่เดียวกัน หากมีการเปลี่ยนหรือโยกย้ายพนักงานในอนาคต ก็สามารถเปลี่ยนความรับผิดชอบต่อลูกค้ารายนั้น ๆ ไปให้พนักงานขายคนอื่นได้ โดยข้อมูลการสนทนาและกิจกรรมการขายยังคงถูกเก็บไว้ในระบบ ทำให้ลดปัญหาในการส่งต่องานระหว่างกันได้อีกด้วย 

การจัดการข้อมูลโอกาสการขาย (Opportunity)

การจัดการข้อมูลโอกาสการขาย (Opportunity) ผู้ใช้งานสามารถไปที่ Menu CRM >> Sales >> My Pipeline เมื่อเข้ามาที่เมนูดังกล่าวแล้ว ระบบจะแสดงหน้า Pipeline โดยค่า Default ระบบจะทำการกรอง (Filter) ข้อมูลโอกาสการขาย (Opportunity) ของผู้ใช้งานนั้น ๆ ไว้ โดยหากผู้ใช้งานต้องการดูข้อมูลทั้งหมด สามารถนำเอา "การกรองข้อมูล" ออกได้ ดังภาพ

 ​โดยเมื่อนำข้อมูลการกรองออกแล้ว ระบบจะแสดงผลทั้งหมดในเมนู Pipeline ดังภาพ

การสร้างข้อมูลโอกาสการขาย (Opportunity) 

ผู้ใช้งานสามารถสร้างข้อมูลใหม่ได้ โดยกดปุ่ม "ใหม่" เพื่อสร้างรายการใหม่ และผู้ใช้งานสามารถสร้างโดยการ Convert รายการมาจาก เมนู Leads ได้ หรือสามารถเลือกรายการที่ต้องการแก้ไขได้

​​โดยเมื่อเข้ามาที่ข้อมูลของโอกาสการขายแล้ว ระบบจะแสดงข้อมูล ดังภาพโดยข้อมูลจำเป็นมีดังนี้
​ ​- ชื่อรายการของโอกาสการขายนั้น ๆ 
​ ​- Expected Revenue : ยอดที่คาดว่าจะปิดการขายได้
​ ​- Probability : เปอร์เซ็นต์ (%) ของโอกาสในการปิดการขายได้ 
​ ​- Customer : ชื่อลูกค้า สามารถเลือกจากฐานข้อมูลลูกค้าได้ หรือใส่ข้อมูลภายหลังได้
​ ​- Salesperson : ชื่อพนักงานขาย (ระบบจะ Default ตามชื่อผู้ใช้งานนั้น ๆ แต่สามารถ ​​เปลี่ยนแปลงภายหลังได้) 
​ ​- Expected Closing : วันที่คาดว่าจะสามารถปิดการขายได้
​ ​- : การให้ความสำคัญ 
​ ​- Tags : การแบ่งกลุ่มข้อมูล

การเปลี่ยนสถานะของโอกาสการขาย (Opportunity Status)

ผู้ใช้งานสามารถเปลี่ยนสถานะรายการของโอกาสการขายนั้น ๆ ได้ด้วยกัน 2 วิธี ดังนี้

1. สามารถเปลี่ยนสถานะรายการในหน้าข้อมูลของโอกาสการขายนั้น ๆ โดยการกดที่ชื่อสถานะ ด้านมุมบนขวา ดังภาพ

2. ผู้ใช้งานสามารถเปลี่ยนสถานะรายการจากหน้า Kanban View ได้ โดยเลือกรายการที่ต้องการจะเปลี่ยนสถานะกดคลิกค้างไว้ แล้วเลื่อนรายการนั้น ๆ ไปยังสถานะที่ต้องการได้ ดังภาพ

การรวมข้อมูลโอกาสการขาย (Merge Opportunities)

ในกรณีที่มีการซ้ำกันของข้อมูล ผู้ใช้งานสามารถควบรวมรายการเข้าด้วยกันได้ โดยเบื้องต้น ผู้ใช้งานสามารถสังเกตได้ว่า มีข้อมูลใดบ้างที่ซ้ำกัน โดยระบบจะมีการแนะนำให้เบื้องต้นว่ามีรายการที่มีโอกาสซ้ำกันได้ ดังภาพ
เมื่อกดปุ่มดังกล่าวแล้ว ผู้ใช้งานสามารถควบรวมทั้งรายการดังกล่าวได้ โดยการเปลี่ยนการแสดงผลข้อมูลเป็นลักษณะ List View หลังจากนั้นเลือกรายการทั้งหมดที่ต้องการรวม หลังจากนั้นกดปุ่ม การดำเนินการ >> Merge ดังภาพหลังจากกด Merge เรียบร้อยแล้ว ระบบจะแสดงหน้าต่างเพื่อให้มีการมอบหมายงานดังกล่าวให้กับพนักงานขายคนอื่น ๆ ได้ และผู้ใช้งานสามารถเลือกรายการโอกาสการขายที่ต้องการรวมเพิ่มได้ โดยกดปุ่ม "เพิ่มไลน์" หลังจากใส่ข้อมูลดังกล่าวครบถ้วนแล้ว กดปุ่ม "Merge" เพื่อทำการรวมรายการเข้าด้วยกันก็เป็นอันเสร็จสิ้นการรวมรายการ ดังภาพ
 

การปิดการขาย (Mark as WON/LOST)  

กรณีที่พนักงานขายสามารถปิดการขายได้สำเร็จ (WON) หรือไม่สำเร็จ นั้น สามารถทำได้ใน 2 ลักษณะ คือ
1.  ปิดการขายได้สำเร็จ ระบบจะมีปุ่ม WON เพื่อให้ระบบเปลี่ยนสถานะรายการไปอยู่ยังสถานะที่เป็น WON Stage ได้ โดยผู้ใช้งานสามารถกดปุ่ม "WON" ได้และระบบจะแสดงผล ดังภาพ

2. กรณีที่พนักงานขายไม่สามารถปิดการขายได้ (LOST) และไม่ต้องการติดตามโอกาสการขายนั้น ๆ อีกต่อไป ผู้ใช้งานสามารถเปลี่ยนสถานะรายการไป LOST ได้ โดยการเปลี่ยนเป็น LOST นั้น ผู้ใช้งานจำเป็นต้องระบุเหตุผลของการ LOST ดังกล่าวด้วย ทั้งนี้ เพื่อนำข้อมูลเหตุผลดังกล่าวเพื่อไปใช้ในการวิเคราะห์ประสิทธิภาพการขายอีกครั้ง

ขั้นตอนการ Mark as Lost สามารถทำได้โดยเข้าไปที่รายการข้อมูลโอกาสการขาย กดปุ่ม "Lost" ดังภาพ
หลังจากกดปุ่มดังกล่าวแล้ว ระบบจะแสดงหน้าต่างเพื่อให้ผู้ใช้งานเลือกเหตุผลที่ไม่สามารถปิดการขายรายการนี้ได้ พร้อมกับระบุรายละเอียดของการปิดรายการดังกล่าว เมื่อกรอกข้อมูลเรียบร้อยแล้ว หลังจากนั้นกดปุ่ม "Submit" เพื่อบันทึกรายการ ดังภาพ

การจัดการข้อมูลเหตุผลการเสียโอกาสทางการขาย (Lost Reasons)

กรณีที่ผู้ใช้งานต้องการเพิ่มเติม แก้ไข หรือลบรายการ เหตุผลการเสียโอกาสทางการขาย (Lost Reasons) ผู้ใช้งานสามารถไปยังเมนู CRM >> Configuration >> Lost Reasons

เมื่อมาที่เมนูดังกล่าวแล้ว ผู้ใช้งานสามารถกด "ใหม่" เพื่อสร้างเหตุผล และแก้ไขเหตุผลในแต่ละรายการ หรือลบเหตุผลออกได้ ดังภาพ

การเข้าถึงข้อมูลที่เสียโอกาสในการขายไปแล้ว

เนื่องจากข้อมูลโอกาสในการขายนั้น หากมีการบันทึกเป็น สูญเสียโอกาสทางการขาย (Mark as Lost) แล้ว ระบบจะทำการเก็บข้อมูลไว้แต่จะไม่แสดงผลให้ผู้ใช้งานได้เห็นในหน้าการทำงานทั่วไป อย่างไรก็ตาม ในกรณีที่ผู้ใช้งานต้องการดึงข้อมูลดังกล่าวขึ้นมาเพื่อตรวจสอบหรือทำรายการ ผู้ใช้งานสามารถทำได้โดยการไปที่เมนู CRM >> My Pipeline กดปุ่ม "กรองรายการ (Filter)" หลังจากนั้น เลือกการกรองรายการเป็น "Archived" ระบบจะแสดงรายการที่ถูกบันทึกเป็นการสูญเสียโอกาสทางการขายขึ้นมาให้ ดังภาพ
​เมื่อคุณสามารถจัดการโอกาสการขาย (Opportunity) ได้อย่างครบถ้วนแล้ว ขั้นตอนต่อไปคุณสามารถเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานของทีมขายได้ด้วย การจัดการกิจกรรมทางการขาย (Activities)