การจัดการใบขอซื้อ (Purchase Request หรือ PR)

BEECY มีระบบที่ช่วยในการจัดการด้านการสั่งซื้อ และช่วยให้ธุรกิจควบคุมกระบวนการสั่งซื้อภายในได้ดียิ่งขึ้น โดยผู้ใช้งานสามารถสร้างรายการขอซื้อ หรือ Purchase Request (PR) ได้และทำการขออนุมัติกับหัวหน้างานภายในระบบ เพื่อให้พนักงานฝ่ายจัดซื้อจัดจ้างสามารถทำรายการการสั่งซื้อ ได้ในลำดับถัดไป

การสร้างใบขอซื้อ

ทั้งนี้ผู้ใช้งานสามารถสร้างรายการขอซื้อ หรือ Purchase Request (PR) ที่เมนู การใช้จ่าย → Purchase Request

ผู้ใช้งานกดปุ่ม “ใหม่” เพื่อสร้างรายการใหม่ โดยระบบจะให้ใส่ข้อมูลต่อไปนี้

ข้อมูลส่วนหัวรายการ Header ประกอบไปด้วย

ขอโดย : ระบบจะดึงชื่อของผู้ใช้งานปัจจุบันมาให้ แต่สามารถปรับเปลี่ยนได้
ผู้อนุมัติ : ผู้ที่ต้องอนุมัติรายการนี้
Department : แผนกงาน
รายละเอียด : รายละเอียดของการขอซื้อนี้ เพื่อประกอบการพิจารณาอนุมัติรายการ
ประเภทการรับสินค้า : เชื่อมโยงไปยังคลังสินค้า เป็นการกำหนดคลังที่จะใช้ในการรับสินค้า
Sale Order Reference : เลขที่เอกสารใบสั่งขาย (ถ้ามี)
Analytic : ศูนย์ต้นทุนที่เกี่ยวข้องกับรายการขอซื้อ
Request Date : วันที่ทำการขอซื้อ

ข้อมูลส่วนของรายการสินค้าที่ต้องการขอซื้อ ประกอบไปด้วย

1. สินค้า : สินค้าหรือบริการที่ต้องการขอซื้อ
2. รายละเอียดเพิ่มเติม : รายละเอียดของสินค้า สามารถเพิ่มเติมรายละเอียดได้
3. จำนวน : จำนวนที่ต้องการขอซื้อ
4. Available Qty : จำนวนสินค้าที่มี
5. หน่วย : หน่วยสินค้า
6. ศูนย์ต้นทุน/รายได้ : หน่วยงาน แผนก หรือโครงการ เพื่อใช้ในการเก็บงบประมาณที่ใช้
7. วันที่ต้องการใช้ : ระบุวันที่ที่ต้องการใช้สินค้า/บริการนั้น ๆ
8. มูลค่าโดยประมาณ : ราคาของมูลค่าสินค้าหรือบริการโดยประมาณ หรือ เท่าที่ได้มีการสอบถามมา

หลังจากใส่ข้อมูลเรียบร้อยแล้วให้กด "บันทึก" ระบบจะทำการสร้างเลขที่เอกสารใบขอซื้อขึ้นมาให้

การขออนุมัติรายการขอซื้อ (Request Approval)

หลังจากทำรายการขอซื้อ (PR) เรียบร้อยแล้ว ผู้ใช้งานสามารถ กด “ขออนุมัติ” เพื่อส่งรายการไปยังผู้ที่มีสิทธิ์อนุมัติรายการในลำดับถัดไป หลังจากกดปุ่ม ขออนุมัติรายการเรียบร้อยแล้ว สถานะรายการจะถูกเปลี่ยนเป็น “รออนุมัติ” โดยรายการขอซื้อดังกล่าว จะสามารถถูกอนุมัติได้เฉพาะผู้ที่มีสิทธิ์ตามข้อกำหนดและเงื่อนไขที่ตั้งค่าไว้ในการอนุมัติ

ผู้ใช้งานสามารถส่งอีเมลเพิ่มเติมไปยังผู้ที่อนุมัติรายการได้ โดยกดปุ่ม “SEND BY EMAIL” ดังภาพ

ระบบจะใส่รายละเอียดเบื้องต้นมาให้ ผู้ใช้งานสามารถใส่รายละเอียดในอีเมลเพิ่มเติมได้ หลังจากนั้น กด “ส่ง” เพื่อส่งข้อมูลไปยังผู้ที่มีสิทธิ์อนุมัติต่อไปได้

การอนุมัติรายการขอซื้อ

ผู้ใช้งานที่มีสิทธิ์ในการอนุมัติรายการ เมื่อต้องการอนุมัติรายการ สามารถดูรายการที่ต้องการอนุมัติได้ผ่าน Icon ด้านขวาบนดังรูปด้านล่างนี้ ระบบจะแสดงรายการทั้งหมดที่ตัวผู้ใช้งานต้องเป็นผู้ตรวจสอบขึ้นมาให้ โดยสำหรับในกรณีที่สามารถกดที่คำว่า "Pending" ภายใต้หัวข้อ ใบขอซื้อ (Purchase Request) ได้เลย

หรืออีกวิธีการหนึ่งสามารถไปที่เมนูรายการขอซื้อได้โดยให้เข้าระบบไปที่เมนู การใช้จ่าย → Purchase Request

ทั้งนี้ ระบบจะทำการกรองข้อมูลรายการขอซื้อ (PR) ของผู้ใช้งานนั้น ๆ ผู้ใช้งานสามารถ เปลี่ยนตัวกรองเพื่อกรองข้อมูลที่รอการอนุมัติได้ โดยกดที่ปุ่ม “ตัวกรอง” และเลือกตัวกรอง “รอการอนุมัติ” ระบบจะทำกรองรายการที่รออนุมัติขึ้นมาให้
หลังจากนั้น เลือกรายการที่ต้องการอนุมัติรายการ โดยเมื่อเข้ามาที่รายการ ผู้ใช้งานสามารถตรวจสอบรายละเอียดของการขอซื้อที่ถูกสร้างขึ้นมา และเมื่อตรวจสอบข้อมูลเรียบร้อยแล้ว ผู้ใช้งาน สามารถเลือกที่จะอนุมัติรายการ หรือปฏิเสธรายการได้
1. กรณีที่ผู้ใช้งานต้องการอนุมัติรายการ ผู้ใช้งานสามารถ กดปุ่ม “อนุมัติ” โดยสามารถเลือกอนุมัติแต่ละรายการหรือทั้งหมดได้ ดังภาพ

เมื่ออนุมัติรายการเรียบร้อยแล้ว รายการจะถูกเปลี่ยนสถานะเป็น “อนุมัติแล้ว” เมื่อถึงสถานะรายการนี้แล้ว พนักงานฝ่ายจัดซื้อจะสามารถดึงรายการนี้ เพื่อไปทำรายการสั่งซื้อ หรือขอราคาได้ในลำดับถัดไป

2. กรณีที่ผู้ใช้งานต้องการปฏิเสธรายการ ผู้ใช้งานสามารถกดปุ่ม “ไม่อนุมัติ” โดยสามารถเลือกปฏิเสธแต่ละรายการหรือทั้งหมดได้ ดังภาพ

หลังจากนั้นระบบจะเปลี่ยนสถานะรายการเป็น “ไม่อนุมัติ” ทั้งนี้ เมื่อรายการดังกล่าว ถูกเปลี่ยนสถานะเป็นไม่อนุมัติเรียบร้อย ผู้ใช้งานที่สร้างรายการดังกล่าว ยังสามารถดึงรายการกลับมาเป็นฉบับร่าง เพื่อทำการแก้ไขรายละเอียดรายการ และส่งมาขออนุมัติรายการอีกครั้งได้

การตรวจสอบสถานะรายการขอซื้อ

สามารถตรวจสอบสถานะได้ 2 ลักษณะ ดังนี้

1. การตรวจสอบสถานะการอนุมัติ

การตรวจสอบลักษณะนี้ เป็นการตรวจสอบเพื่อติดตามสถานะการอนุมัติ แต่ไม่ได้เป็นการติดตามสถานะของสินค้าหรือบริการที่มีการขอซื้อไป โดยผู้ใช้งานสามารถไปที่ เมนู การใช้จ่าย → Purchase Request โดยหน้ารายการขอซื้อจะมีสถานะของแต่ละรายการ
2. การตรวจสอบสถานะรายการขอซื้อ

การตรวจสอบลักษณะนี้ เป็นการตรวจสอบและติดตามการสั่งซื้อของรายการที่ได้มีการขอซื้อได้ ว่าได้มีการสั่งซื้อไปแล้วเท่าไหร่ และสถานะรายการเป็นอย่างไรบ้าง โดยผู้ใช้งานเลือก รายการขอซื้อที่ต้องการ → รายการ ระบบจะแสดงรายการคำสั่งซื้อ, จำนวนสินค้า, ราคา และวันที่คาดว่าจะได้รับ
เพียงเท่านี้ คุณก็สามารถจัดการใบขอซื้อได้อย่างง่ายดายด้วยระบบ BEECY ERP