การ Import ข้อมูล
การนำเข้าข้อมูลในระบบ BEECY สามารถทำได้อย่างง่ายดาย โดยระบบรองรับการนำเข้าข้อมูลจากไฟล์ Excel หรือ CSV ซึ่งช่วยให้ผู้ใช้งานสามารถเพิ่มหรืออัปเดตข้อมูลจำนวนมากในระบบได้อย่างรวดเร็ว โดยไม่ต้องป้อนหรือแก้ไขข้อมูลทีละรายการ โดยสามารถทำได้ตามขั้นตอนดังนี้
ไปที่หน้าของเอกสารที่ต้องการนำเข้าข้อมูล
โดยในตัวอย่างนี้จะยกตัวอย่างการนำเข้าข้อมูลของผู้ติดต่อ เมื่อเข้ามาถึงหน้า “ผู้ติดต่อ” แล้วให้กด >> รายการโปรด >> Import records
ถ้ามีไฟล์ข้อมูลอยู่แล้วสามารถกด Upload File ได้เลย หากในกรณีที่ยังไม่มีสามารถดาวน์โหลดไฟล์ Template for Customers ได้ดังภาพ หรือเลือกดาวน์โหลดผ่านลิ้งค์ด้านล่างของบทความนี้ได้เช่นเดียวกัน
เมื่ออัพโหลดไฟล์แล้ว ให้ทำการตรวจสอบ File Column และ Odoo Field ให้ข้อมูลตรงกัน จากนั้นกด "ทดสอบ" เพื่อตรวจสอบข้อมูล
เมื่อทำการตรวจสอบข้อมูล ระบบแจ้ง “Everything seems valid.” ให้กดปุ่ม นำเข้า
เมื่อนำเข้าสำเร็จจะมีข้อความ “x records successfully imported” ระบบได้ทำการสร้าง Contact ใหม่ให้แล้ว User สามารถปรับแก้ไขเพิ่มเติมข้อมูลภายใน Contact ได้
ไฟล์ที่ใช้ในการนำข้อมูลเข้า BEECY
- ข้อมูลกลุ่มสินค้ากรณีลงบันทึกบัญชีแบบสิ้นงวด Product Category (Periodic)
- ข้อมูลกลุ่มสินค้ากรณีลงบันทึกบัญชีแบบต่อเนื่อง Product Category (Perpetual)
- ข้อมูลสินค้าเบื้องต้น Product master (storable)
- ข้อมูลสินค้าแบบลงรายละเอียด Product master Detailed
- ข้อมูลล็อต/ซีเรียลนัมเบอร์สินค้า Lots & Serial Number
- ข้อมูลลูกค้า Contact Customer (Normal Contact)
- ข้อมูลผู้ขาย Contact Vendor (Normal Contact)
- ข้อมูลผังบัญชี Chart of accounts
- ข้อมูลรูปแบบการรับ/จ่ายเงิน Payment Method
- ข้อมูลกลุ่มทรัพย์สิน Asset Category
- ข้อมูลทรัพย์สิน Asset
- ข้อมูลจำนวนสินค้าคงเหลือ Inventory Adjustment (เพื่อ Update จำนวนสินค้าตั้งต้น)
- ใบสั่งขายค้างส่ง Sales Order
- ใบสั่งซื้อค้างรับ Purchase Order
- ใบแจ้งหนี้ขาย / ใบกำกับภาษี ค้างรับ Invoices
- ใบแจ้งหนี้ซื้อ ค้างจ่าย Vendor Bill
เพียงเท่านี้ก็สามารถนำเข้าข้อมูลทีละหลาย ๆ รายการ ผ่านระบบ BEECY ได้อย่างง่ายดาย