การตั้งค่าเงื่อนไขการอนุมัติใบขอราคาเพื่อยืนยันเป็นใบสั่งซื้อ (Purchase Approval Control)

​ในการตั้งค่าระบบ เกี่ยวกับการตั้งค่าการอนุมัติใบขอราคาเพื่อยืนยันเป็นใบสั่งซื้อ (Purchase Approval Control) ของระบบ BEECY ช่วยให้การทำงานมีความรัดกุมมากขึ้น อีกทั้งยังช่วยให้ให้แน่ใจว่าเอกสารมีมาตรฐานและไม่มีข้อผิดพลาด 

ผู้ใช้งานสามารถเข้าไปตั้งค่าได้ที่  "สั่งซื้อ" >> การกำหนดค่า >> Purchase Approval Control

โดยตัวอย่างนี้ จะทำการตั้งค่าการอนุมัติคำสั่งซื้อโดยผู้จัดการฝ่ายจัดซื้อ เมื่อมียอดคำสั่งซื้อ มากกว่า10,000 บาท 

ผู้ใช้งานสามารถกรอกข้อมูล และเงื่อนไขการอนุมัติ ดังต่อไปนี้

• ชื่อ Approval : ตั้งชื่อการอนุมัติ
• Apply On : ใช้กับการอนุมัติเอกสารใด ในที่นี้จะเลือกเป็น "Purchase Order" (ใบสั่งซื้อ)
• Validated by : การอนุมัติในที่นี้เลือก "Any user in a specific group" และกำหนด Field  Reviewer group เป็น "สั่งซื้อ / ผู้จัดการ"
  • การอนุมัติ แบ่งเป็น 3 ประเภท 
    1. Specific user : อนุมัติโดยผู้ใช้เฉพาะที่กำหนดไว้ในช่อง Reviewer
    2. Any user in a specific group : อนุมัติโดยผู้ใช้งานที่มีสิทธิ์ที่กำหนดไว้ใน Field  Reviewer group
    3. Field in related record : อนุมัติโดยผู้ใช้ที่ถูกกำหนดไว้ในฟิลด์ของหน้าเอกสารนั้นๆตาม Reviewer field ที่เลือก
• ลำดับ (sequence) : ลำดับในการอนุมัติ (เลขยิ่งน้อย ยิ่งเป็นลำดับที่สูงขึ้น)
• Approve by sequence : ติ๊กถูกกรณีต้องการให้มีการอนุมัติเป็นลำดับขั้น ตามลำดับของ sequence 
• Condition : เงื่อนไขการอนุมัติกด "เพิ่มตัวกรอง" เพื่อกำหนดเงื่อนไขด้วยฟิลด์ที่เราต้องการควบคุม ในที่นี้จะเลือกเป็น "มูลค่ารวม มากกว่า10,000 บาท"

• More Options
  • Notify Reviewers on Creation : กดเปิดกรณีต้องการให้ผู้อนุมัติที่กำหนดได้รับการแจ้งเตือนทาง Email
  • Reason on Reject : กดเปิดเพื่อให้ ผู้อนุมัติจำเป็นต้องใส่เหตุผลในกรณีที่ไม่อนุมัติรายการ

จากนั้นกด "บันทึก" เมื่อมีการสร้างเอกสาร Request for Quotation ที่มียอดคำสั่งซื้อมากกว่า 10,000 บาท ขณะที่กดยืนยันเอกสารเป็น Purchase Order ระบบจะส่งคำขออนุมัติไปยังผู้จัดการฝ่ายจัดซื้อ

เพียงเท่านี้ คุณก็สามารถการตั้งค่าการอนุมัติใบขอราคาเพื่อยืนยันเป็นใบสั่งซื้อ ได้อย่างง่ายดายด้วยระบบ BEECY