การสร้างใบขอราคา (Request for Quotation)

ใบขอราคา (Requests for Quotation)  คือ เอกสารที่บริษัทออกเพื่อสอบถามราคาจากผู้ขายหรือซัพพลายเออร์ เมื่อมีความต้องการซื้อสินค้าหรือบริการต่าง ๆ โดยผู้ใช้งานสามารถสร้างใบขอราคา โดยเข้าไปที่เมนู สั่งซื้อ >> คำสั่ง >> ใบขอราคา >> ใหม่​

โดยระบบจะให้ระบุข้อมูล ดังต่อไปนี้

1. ข้อมูลรายละเอียดหลักของรายการ Header 

เป็นข้อมูลที่เกี่ยวกับ Vendor และเงื่อนไขหลักของใบขอราคา โดยสามารถกรอกข้อมูลได้ดังนี้

1. ชื่อผู้ขาย : ผู้ใช้งานสามารถเลือกผู้ขายที่อยู่ในรายชื่อผู้ติดต่อ หรือสามารถสร้างข้อมูลผู้ขายรายใหม่ได้
2. Contact Person : ผู้ติดต่อหลัก เพื่อใช้ติดต่อการซื้อสินค้ากับผู้ขาย
3. ประเภทใบสั่งซื้อ : คือ กรณีที่รูปแบบการซื้อมีหลายรูปแบบ สามารถกำหนด Code เอกสาร RFQ, PO และเงื่อนไขการชําระเงิน รวมถึงเงื่อนไขการส่งมอบสินค้า ที่แตกต่างกันได้
4. อ้างอิงผู้ขาย : เอกสารอ้างอิงใบสั่งขายหรือใบเสนอราคาที่ผู้ขายส่งมาให้
5. ใบสอบ/เทียบราคา : กรณีที่มีสามารถใส่เลขที่เอกสารใบสอบ/เทียบราคาได้ 
6. สกุลเงิน : สามารถเลือกสกุลเงินในการสั่งซื้อสินค้าได้
7. วันที่ครบกำหนดขอราคา : วันที่ยืนยันใบเสนอราคาเปลี่ยนเป็นใบสั่งซื้อ
8. วันที่คาดว่าจะได้รับ : คือวันที่ต้องการรับสินค้า หรือวันที่ที่ได้ตกลงกับผู้ขายไว้
9. จัดส่งที่ : จะให้เลือกประเภทการรับสินค้า ในกรณีที่หน้างานมีหลายคลังสินค้าสามารถปรับแก้ไขช่องนี้ได้
10. เงื่อนไขการชำระเงิน : เช่น 15 วัน หรือ 30 วัน เป็นต้น

2. ข้อมูลสินค้า

2.​1. ข้อมูลสินค้า
​ ​ ​a. สินค้า : ระบุชื่อสินค้าที่ต้องการ
​ ​ ​b. รายละเอียด : รายละเอียดและคำอธิบายสินค้าหรือบริการนั้น ๆ
​ ​ ​c. จำนวน : ระบุจำนวนสินค้าที่ต้องการ
​ ​ ​d. หน่วย : ระบุหน่วยนับจำนวนของสินค้าที่ต้องการ
​ ​ ​e. ราคาต่อหน่วย : ระบุราคาต่อหน่วยของสินค้าหรือบริการ
​ ​ ​f. ส่วนลด (%)  : ระบุส่วนลดเป็นแบบเปอร์เซ็นต์
​ ​ ​g. ส่วนลด (มูลค่า) : ระบุส่วนลดเป็นแบบราคา
​ ​ ​h. ภาษี : ระบุภาษีสำหรับสินค้าตัวนั้น ๆ 
​ ​ ​i. ​หัก ณ ที่จ่าย : ถ้าสินค้าประเภทบริการ ต้องมีการใส่ หัก ณ ที่จ่าย
​ ​ ​j. มูลค่า : ราคารวมของรายการนั้น ๆ​ 

2.​​2. การเพิ่มรายการ
​ ​ ​a. เพิ่มรายการสินค้า คือ การเพิ่มสินค้าในใบเสนอราคานั้น ๆ
​ ​ ​b. เพิ่มรายการบันทึก คือ การเพิ่ม Section รายละเอียดในรายการของใบเสนอราคา ​โดยไม่มีผลต่อการคำนวนราคาใด ๆ
​ ​ ​c. เพิ่มโน้ต คือ การเพิ่มโน้ตในรายการของใบเสนอราคา โดยไม่มีผลต่อการคำนวนราคาใด ๆ

​2.3 ข้อมูลส่วนท้ายรายการของใบเสนอราคา ประกอบไปด้วย
​​​ ​ ​a. ก่อนส่วนลด คือ ราคาสินค้าก่อนส่วนลดส่วนท้ายบิล
​ ​​ b. ส่วนลด (%) คือ ส่วนลดท้ายบิล รูปแบบเปอร์เซ็นต์
​ ​ c. ส่วนลด (มูลค่า) คือ ส่วนลดท้ายบิล รูปแบบมูลค่าเงิน
​ ​ d. มูลค่าก่อนภาษี คือ มูลค่าสินค้าในรายการทั้งหมดหลังคำนวนส่วนลดท้ายบิลเรียบร้อยแล้ว
​  e. ภาษีมูลค่าเพิ่ม คือ ภาษีที่คำนวนจากฐานราคามูลค่าก่อนภาษี
​ ​ f. รวม คือ ราคารวมภาษีมูลค่าเพิ่มเรียบร้อยแล้ว​  
​ ​ g. หัก ณ ที่จ่าย  คือ ยอดที่ต้องมีการหัก ณ ที่จ่ายไว้

3. ข้อมูลอื่นๆ 

ผู้ใช้งานสามารถใส่ข้อมูลเพิ่มเติมอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้องกับใบขอราคานี้ เพื่อนำข้อมูลไปใช้ในการวิเคราะห์ หรือเป็นข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับทีมงานอื่น ๆ ของบริษัท 

4. การรายงาน  

ผู้ใช้งานสามารถเลือกได้ว่า ต้องการให้ เอกสารใบขอราคานี้แสดง ส่วนลด, รายละเอียดสินค้า และ ลายเซ็นผู้ออกใบขอราคาหรือไม่

เมื่อผู้ใช้งานกรอกข้อมูลเรียบร้อยแล้ว "กดบันทึก" ระบบจะสร้างเลขเอกสาร RFQ ให้จากนั้น ผู้ใช้งานสามารถเลือกได้ว่าจะส่งใบขอราคาให้กับผู้ขายด้วยวิธีการ ส่งทาง Email หรือ พิมพ์ใบขอราคา เพื่อนำส่งช่องทางอื่น

เพียงเท่านี้ คุณก็สามารถสร้างใบขอราคาได้อย่างง่ายดายด้วยระบบ BEECY ​